Choć księgowość zewnętrzna cieszy się coraz większą popularnością, nawet najwięksi zwolennicy biura rachunkowych nie podchodzą do nich bezkrytycznie. Nie kwestionują zalet outsourcingu księgowego, zwracają jednak uwagę na to, że o wynikających z niego korzyściach można mówić przede wszystkim wtedy, gdy samo biuro jest podmiotem godnym zaufania. Jak to sprawdzić? Same deklaracje składane przez pracowników biura nie muszą okazać się wystarczające. Nie oznacza to jednak, że nie mamy szans na nawiązanie współpracy z podmiotem, z którym nie będziemy się już chcieli rozstawać. Co zatem weryfikować w pierwszej kolejności?
Po pierwsze – wiedza z zakresu księgowości
Co sprawia, że tak wiele firm różnej wielkości, o zróżnicowanym profilu, decyduje się na współpracę z biurem rachunkowym? Wielu przedsiębiorców nie ukrywa, że powoduje nimi przede wszystkim świadomość tego, jak wiele przepisów trzeba znać, aby odpowiadać za politykę księgowo-finansową firmę. Ogrom aktów prawnych sam w sobie jest poważnym problemem, a przecież nie sposób nie zauważyć i tego, że mamy do czynienia z przepisami, które nieustannie się zmieniają. Błędy w obsłudze księgowej firm wiążą się z poważnymi konsekwencjami finansowymi nawet, jeśli one same sprawiają wrażenie mało istotnych. Biuro rachunkowe, z którym chce się nawiązać współpracę powinno więc robić wszystko, aby możliwe stało się ich uniknięcie.
Po drugie – doświadczenie
Dążenie do tego, aby współpracować przede wszystkim z podmiotem, który zna się na rzeczy przyczynia się do tego, że za inną ważną cechę biura rachunkowego uważa się doświadczenie. Tu zresztą warto podkreślić, że ważne jest nie tylko doświadczenie samej firmy, ale również osób zatrudnionych przez nią. Tylko wtedy można spodziewać się błyskawicznego wsparcia także w sytuacji niestandardowej, która może być w innych okolicznościach źródłem problemu. Doświadczenie pracowników biura można ocenić na podstawie informacji o ich wykształceniu, specjalności i dodatkowych kursach. Potencjał firmy jako takiej zwykle określa się w oparciu o opinie na jej temat wyrażane przez dotychczasowych klientów.
Po trzecie – elastyczność oferty
Biura rachunkowe nawiązują współpracę z firmami na różnych zasadach. Warto mieć tego świadomość i poszukiwać przede wszystkim takich, które wykazują się elastycznością. Może się okazać, że nieprzemyślana współpraca będzie generować niepotrzebne koszty. Z taką sytuacją mamy do czynienia choćby wtedy, gdy w umowie pojawia się zapis mówiący o tym, że to pracownik firmy ma osobiście dostarczać księgowemu wszystkie potrzebne mu dokumenty. Dziś na rynku mamy do czynienia z dużą konkurencją, a to oznacza, że nie ma potrzeby godzenia się na warunki, które nie są sprzyjające.
Po czwarte – zaangażowanie
Współpraca z biurem rachunkowym nie ma jednorazowego charakteru. Trwa wiele miesięcy i toczy się w różnych warunkach. Ma miejsce także wtedy, gdy pojawiają się komplikacje. Niektóre biura sprawiają wtedy wrażenie niedostępnych dla swoich zleceniodawców, co potęguje przeświadczenie o tym, że pojawiły się problemy i są one poważne. Oczywiście, ocena poziomu zaangażowania oraz jakości obsługi klienta w danym biurze rachunkowym nie jest prosta. Gdy negocjuje się umowę zawsze mamy przecież do czynienia z koncentracją na partnerze. Po raz kolejny najlepszym, choć nie idealnym, narzędziem weryfikacyjny, stają się więc opinie wyrażane przez dotychczasowych klientów, zarówno w Internecie, jak i podczas rozmów prywatnych.
Po piąte – korzystny stosunek ceny do jakości usług
Współpraca z biurami rachunkowymi jest promowana jako ta, która przynosi firmom wiele korzyści. Po raz kolejny jednak można przekonać się o tym, że jest to atut jedynie najlepszych biur. Niestety, naprawdę poważnym błędem może okazać się wybór usług zbyt nisko płatnych. Perspektywa ponoszenia niewielkich kosztów jest kusząca. Należy jednak liczyć się z tym, że w zdecydowanej większości przypadków oznacza usługi na niewysokim poziomie. Te w niedalekiej przyszłości mogą generować wiele niepotrzebnych problemów, warto więc zastanowić się nad tym, czy rzeczywiście zainteresowanie się nimi ma sens.
Artykuł powstał przy współpracy z tax-bonus.com.pl